Setiap kali seseorang mengisi formulir di website Anda entah itu untuk subscribe newsletter, mengirim pertanyaan, atau mendaftar layanan mereka sedang memberikan sesuatu yang sangat berharga: data pribadi.
Dan setiap data yang dikumpulkan, bukan hanya jadi tanggung jawab teknis, tapi juga tanggung jawab hukum. Maka, jika website Anda memiliki form, sekecil apa pun itu, Anda wajib memiliki kebijakan data yang jelas, transparan, dan bisa diakses.
Tanpa kebijakan yang memadai, Anda tak hanya berisiko kehilangan kepercayaan pengguna, tapi juga bisa dikenai sanksi sesuai UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) atau bahkan GDPR jika pengunjung berasal dari luar negeri.
Kenapa Website dengan Form Butuh Kebijakan Data?
Karena formulir adalah pintu masuk data. Di sana Anda bisa saja mengumpulkan:
- Nama lengkap
- Alamat email
- Nomor telepon
- Data transaksi
- Bahkan preferensi atau informasi sensitif
Setiap bentuk pengumpulan ini harus dijelaskan dengan jujur dan terstruktur. Pengguna berhak tahu:
- Data apa yang diminta
- Untuk apa data itu digunakan
- Apakah data dibagikan ke pihak ketiga
- Bagaimana data disimpan dan dilindungi
- Bagaimana mereka bisa meminta data mereka dihapus
Kebijakan data bukan hanya dokumen hukum. Ini adalah bentuk penghormatan Anda terhadap privasi pengguna.
Apa yang Harus Ada dalam Kebijakan Data?
1. Jenis Data yang Dikumpulkan
Jelaskan secara eksplisit. Misalnya:
“Kami mengumpulkan nama, email, dan pesan Anda saat Anda mengisi formulir kontak.”
Jangan umum atau mengambang.
2. Tujuan Pengumpulan Data
Tuliskan dengan jelas kenapa Anda mengumpulkan data tersebut. Contoh:
- Untuk menghubungi kembali terkait pertanyaan yang diajukan
- Untuk mengirim informasi produk dan layanan
- Untuk personalisasi konten
3. Dasar Hukum Pengumpulan
Sebutkan bahwa data dikumpulkan berdasarkan persetujuan pengguna, misalnya melalui checkbox “Saya setuju dengan kebijakan privasi”.
4. Pihak yang Memproses Data
Apakah Anda menggunakan platform email marketing? CRM? Pastikan disebutkan bahwa data mungkin diproses oleh layanan pihak ketiga sesuai kebutuhan fungsional.
5. Keamanan Data
Tunjukkan bahwa Anda menyimpan data dengan aman dan tidak membagikannya ke pihak luar tanpa izin.
Contoh:
“Data Anda disimpan di server yang dilindungi dengan enkripsi dan hanya diakses oleh tim internal yang berwenang.”
6. Hak Pengguna
Berikan informasi mengenai:
- Hak untuk meminta akses ke data
- Hak untuk mengubah atau menghapus data
- Cara menghubungi Anda terkait permintaan tersebut
7. Durasi Penyimpanan Data
Tentukan apakah data disimpan tanpa batas waktu atau akan dihapus setelah periode tertentu.
Resiko Formulir Tanpa Kebijakan
Mungkin terdengar kecil, tapi form yang tidak didukung kebijakan data bisa memunculkan masalah besar:
- Komplain dari pengguna yang merasa datanya disalahgunakan
- Potensi pelanggaran UU PDP atau GDPR
- Diblokir dari platform iklan atau email marketing karena dianggap tidak patuh regulasi
- Kehilangan kepercayaan calon pelanggan yang sadar privasi
Dan yang paling menyakitkan: reputasi digital yang sudah dibangun susah payah bisa rusak hanya karena Anda tidak memberi informasi dasar tentang data.
Kesimpulan
Formulir mungkin hanya satu bagian kecil dari website Anda. Tapi dari situlah kepercayaan pengguna mulai dibangun—atau hancur.
Dengan memiliki kebijakan data yang jelas, Anda menunjukkan integritas digital dan keseriusan Anda melindungi pengguna. Ini bukan sekadar soal hukum, tapi juga etika bisnis digital yang bertanggung jawab.
Jangan biarkan formulir jadi celah risiko. Biarkan ia jadi titik awal kepercayaan. Dan kalau Anda ingin memastikan semua formulir dan halaman website Anda taat regulasi tanpa harus pusing sendiri, percayakan pada Webklik. Kami bantu Anda menyusun kebijakan data, privacy policy, dan struktur formulir yang sah, elegan, dan siap pakai.
